Znaczenie Prognoz i Planowanie Produkcji. Dlaczego Trafność Prognozy Nie Gwarantuje Sukcesu.

Na początek pytanie, które warto zabrać ze sobą na dłuższe rozważania i zadawać sobie je za każdym razem, gdy ktoś twierdzi, że źródłem problemów organizacji jest niedokładna prognoza.

Jak zachowałby się łańcuch dostaw twojej organizacji, gdyby prognoza sprzedaży była w 100% trafna?

Dlaczego prognozy zawodzą?

Wszystkie prognozy podlegają zmienności popytu, ponieważ klienci oczekują produktów i usług, kiedy ich potrzebują, niekoniecznie wtedy, gdy prognoza to przewiduje.

Dla przykładu, może być wiecej zamówień w miesiącu X i miesiącu Y, a dużo mniej w miesiacu Z. Sumaryczna ilość sztuk zamówionych może się wtedy w 100% zgadzać z prognozą dla okresu kwartalnego, ale w miesiącach X i Y, będą braki w dostawch do klientów i utracona sprzedaż.

Poza samą zmiennością są też inne powody, dla których prognozy zawodzą. Można je opisać jako:

Wewnętrzne:

• Organizacje używają zbyt kompleksowych systemów do prognozowania.

• Organizacje przykładają zbyt dużą uwagę do danych ilościowych.

• Organizacje używają niedokładnych danych.

Zewnętrzne:

• Organizacje nie uwzględniają w prognozach czynników zewnętrznych, np. słabe zrozumienie rynku, brak uwzględnienia sytuacji gospodarczej, brak przetwarzania informacji od klientów o wynikach poszczególnych produktów.

Powyższe przykłady w żaden sposób nie wyczerpują czynników wpływających na prognozę.

Większości z tych przyczyn można zapobiegać, aby poprawić trafność prognoz w organizacji.

Ten wpis nie jest jednak o poprawie trafności prognoz, lecz o największym błędzie, jaki organizacja może popełnić, nawet mając 100% trafne prognozy.

Wrzucenie prognoz ilościowych, bez przeprowadzenia procesu planowania, bezpośrednio do oprogramowania ERP/MRP/APS, to przepis na katastrofę.

„To gorzej niż zbrodnia, to błąd”.

Najbardziej prawdopodobnym efektem takiego działania będzie cykliczne (powiązane z okresem odświeżania prognoz):

• szaleństwo zakupowe (przyśpieszanie/opóźnianie zamówień),

• nieoptymalna alokacja zapasu i zasobów,

• opóźnienia w produkcji i wysyłkach,

• „gaszenie pożarów”, czyli „naprawianie” trzech powyższych.

Jeśli któryś z powyższych problemów jest dla ciebie znajomy, przyjrzyj się swojemu procesowi planowania, zanim skupisz się na samej trafności prognoz.

Planowanie produkcji

Proces planowania produkcji jest cyklicznym procesem biznesowym, który na wejściu zbiera:

• Prognozy ilościowe sprzedaży (⚠️Są ważne, ale często ich trafność ma najmniejszą wagę spośród wszystkich elementów planowania popytu.⚠️)

• Akcje sprzedażowe,

• Akcje marketingowe,

• Strategię/plan biznesowy,

• Zarządzanie produktem/marką.

Z tego tworzony jest plan popytu, który następnie jest porównywany z dostępnymi zasobami (ludzie, maszyny, materiały, czas realizacji) określanymi jako plan podaży.

Na tym etapie mamy trzy opcje, dotyczące planowanego okresu:

1. Plan popytu = plan podaży. Jeśli to twój przypadek, to najprawdopodobniej produkujesz na zamówienie. Życie jest wtedy łatwiejsze 😉, ale czytaj dalej, ponieważ pewnego dnia klienci mogą poprosić o krótsze czasy dostaw.

2. Plan popytu > plan podaży. Przyszłość jest wtedy jasna 😊. Organizacja szacuje, że sprzeda więcej niż może wyprodukować. Kierownicy sprawdzają scenariusze: przyśpieszenia dostaw, zatrudnienia ludzi, uruchomienia nadgodzin itd.

3. Plan podaży > plan popytu. Przyszłość jest wtedy wymagająca 🧐. Organizacja szacuje, że sprzeda mniej niż może wyprodukować. Kierownicy sprawdzają scenariusze: większej sprzedaży, wejścia na nowe rynki, redukcji poziomu zasobów itp.

Dla opcji nr 2 i 3 należy także skalkulować koszty oraz możliwy czas realizacji każdego ze scenariuszy zbalansowania planów.

Wielkim finałem procesu jest spotkanie z zarządem, na którym podejmowana jest decyzja o wyborze scenariusza. Tak uzgodnione cyfry są ładowane do systemu ERP/MRP/APS.

W kolejnym cyklu (najczęściej miesięcznym) powtarzasz te kroki, doskonalisz proces, uczysz się lepiej balansować popyt z podażą i uczestniczysz w tej nieskończonej grze.

Planowanie produkcji jest znane także jako S&OP, SIOP, IBP, MIOE, S&OE.